Применение печатей - О регламенте префектуры Северного административного округа города Москвы

Применение печатей

Печать - устройство, предназначенное для нанесения на бумагу оттиска его основания, состоящего из неотделимых от основания печатающих и пробельных элементов, образующих зеркальное отображение оттиска.

На документах, требующих особого удостоверения, ставится печать.

Печать удостоверяет подлинность подписи должностного лица, либо соответствие копии подлинному документу.

Виды печатей, порядок их использования в префектуре утверждается распоряжением префектуры.

Основные правила формирования и хранения дел в структурных подразделениях префектуры

Архивный документ - документ, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для личности, общества, государства, а равно имеющий ценность, в том числе как объект движимого имущества, для собственника.

Архив - совокупность архивных документов, а также учреждение или структурное подразделение органа государственной власти и местного самоуправления, осуществляющих прием, комплектование и хранение архивных документов в интересах пользователей (физических и юридических лиц).

Все исполненные документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел.

Руководители структурных подразделений префектуры, органов окружной администрации, отвечают за сохранность поступающих к ним документов и соответствующей информации о них в базе данных.

Для формирования дел требуется:

систематизировать документы внутри дела в последовательности решения вопросов по хронологии, при этом документ-ответ должен располагаться после документа-запроса;

группировать в дела документы одного законченного делопроизводством года, за исключением переходящих дел;

подшивать в дела заверенные копии документов (отсутствие заверяющих реквизитов лишает документ юридической силы);

подшивать в дела документы в единственном экземпляре;

подшивать годовые планы, сводки и отчеты в материалы дела того года, к которому они относятся, независимо от времени их составления и даты поступления.

Количество листов в архивном деле не должно превышать 250.

При формировании дел постоянного срока хранения необходима внутренняя опись документов.

Все оформленные дела хранятся в специально оборудованных устройствах (емкостях, шкафах или на стеллажах).

В каждом устройстве имеется перечень хранящихся в нем дел, на корешках обложек дел (папок) указываются порядковые (цифровые) индексы.

Хранение дел в столах, либо иных, не предназначенных для хранения документов местах, не допускается.

Выдача справок по хранящимся в архивных делах документам, копирование документов для сотрудников префектуры, граждан и организаций, вынос архивных документов из здания префектуры осуществляется в соответствии с Положением об архиве префектуры, «Правилами работы ведомственных архивов», регламентом работы Службы «одного окна» префектуры, утвержденных…

Выдача копий осуществляется при наличии запроса руководителя структурного подразделения, гражданина или организации с разрешения префекта, руководителя аппарата префектуры в ранге заместителя префекта или лиц их замещающих.

В случае увольнения, либо временного отсутствия, ответственный сотрудник архива обязан передать Архив префектуры лицу исполняющего его обязанности по акту приема-передачи.

Оформление доверенностей.

Доверенность - документально оформленное, имеющее юридическую силу, письменное свидетельство о наделении полномочиями, выдаваемое префектом должностным лицам префектуры, иным лицам, на представление интересов, совершение каких-либо действий, в том числе на ведение переговоров и подписание договоров от имени префекта.

Срок действия доверенности не может превышать трех лет.

Если срок полномочий в доверенности не указан, ее действие сохраняется в течение года со дня выдачи.

Доверенность оформляется на бланке письма префектуры.

Обязательные реквизиты доверенности:

заголовок: "ДОВЕРЕННОСТЬ";

регистрационный номер и дата выдачи;

фамилия, имя, отчество (полностью) и должность уполномоченного должностного лица префектуры или иного лица;

перечень представляемых полномочий;

срок действия доверенности;

наименование должности, подпись префекта (в его отсутствие - исполняющего обязанности префекта);

печать префектуры.

Дополнительные реквизиты (для ведения гражданских дел):

паспортные данные уполномоченного должностного лица;

образец его подписи.




^ ОРГАНИЗАЦИЯ ЛИЧНОГО ПРИЕМА ГРАЖДАН И ОРГАНИЗАЦИЙ

Прием граждан

Организация личного приема граждан в префектуре Северного административного округа осуществляется в соответствии с Федеральным законом от 2 мая 2006г. № 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", по предметам ведения города Москвы, определенным Уставом города Москвы, Регламентом Правительства Москвы и настоящим Регламентом, в том числе в части требований, установленных настоящим Административным регламентом.

Прием граждан осуществляется лично префектом, первыми заместителями префекта, заместителями префекта в Приемной префектуры (далее Приемная) согласно графику, ежегодно утверждаемому распорядительным документом префектуры.

На прием к руководителям префектуры могут записаться жители Северного административного округа, лица законно находящиеся на территории округа, если их вопрос не был решен на уровне управы района и окружных подразделений, в связи с чем требуется решение на уровне руководителей префектуры.

В соответствии со ст. 1 Закона города Москвы от 18 июня 1997 года № 25 «Об обращениях граждан», к понятию «граждане» относятся жители округа - граждане Российской Федерации, иностранные граждане, а также лица без гражданства, в установленном законом порядке, находящиеся на территории округа, решение вопросов которых находится в компетенции органов исполнительной власти Северного административного округа города Москвы.

Законность нахождения граждан в городе Москве устанавливается в соответствии с Правилами регистрации и снятия граждан с учета по месту пребывания и по месту жительства в Москве, согласно постановлению Правительства Москвы и Правительства Московской области от 26 декабря 1995 г. № 1030-43.

Граждане вправе обращаться в Приемную лично или через своих представителей, доверенных и уполномоченных лиц, на основании доверенности, либо иных документов оформленных в установленном законом порядке.

Предварительная беседа с гражданами и их запись на прием осуществляется сотрудниками Приемной.

Сотрудники Приемной, на предварительной встрече с заявителями, выясняют характер обращений, осуществляют проверку необходимой документации по вопросу обращения в префектуру, в управу района, окружные управления и подразделения.

Решение должностного лица, осуществляющего прием, оформляется на бланке Приемной в виде поручения территориальным органам исполнительной власти и структурными подразделениями округа, с указанием необходимых реквизитов и подписью должностного лица.

Поручение по результатам приема руководителя префектуры, после регистрации в Приемной, направляется исполнителю в течение суток.

Поручения руководителей префектуры, осуществляющих прием, ставятся на контроль в Приемной префектуры.

Ответственность за исполнение поручений, данных во время приема граждан, возлагается на ответственного исполнителя.

Контроль за исполнением поручений, данных во время приема граждан, осуществляется сотрудниками Приемной.

Поручение, данное должностным лицом по обращению гражданина, согласно Федеральному закону Российской Федерации "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" от 02.05.2006 г. № 59-ФЗ, исполняется в течении 30-ти календарных дней от дня подписания (регистрации) поручения, если в поручении не установлен иной срок.

Продление сроков исполнения поручений возможно только должностным лицом, установившим срок исполнения, либо уполномоченным лицом.

Граждане имеют право обращаться к должностным лицам префектуры по вопросам, в компетенции которых находится решение изложенных в обращении вопросов.

Не осуществляется запись граждан на личный прием к руководителям префектуры в случаях обращений по вопросам:

если на момент обращения вопрос уже находится на рассмотрении в префектуре, управе района, дежурном управлении или подразделении связи или письменным или устным обращением гражданина и установленный срок рассмотрения которого не истек;

не входящих в компетенцию префектуры, связанных с изобретениями, открытиями, рационализаторскими предложениями, порядок рассмотрения которых регламентируется законодательством Российской Федерации;

рассматриваемых в порядке уголовного, гражданского судопроизводства, производства по делам об административных правонарушениях;

рассматриваемых в соответствии с Конституцией Российской Федерации, Федеральным конституционным Законом от 21 июля 1994 г. № 1-ФКЗ "О Конституционном суде Российской Федерации";

вытекающих из отношений в коллективах коммерческих организаций и общественных объединений, ведомств, регулируемых нормами федерального законодательства, их уставами и положениями утверждены в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации и города Москвы.

Причина отказа в записи на личный прием разъясняется гражданину сотрудниками Приемной в устной форме.

Справки-отчеты исполнителей анализируются работниками Приемной и докладываются руководителям префектуры, направившим поручение по документу для исполнения в подразделения префектуры, управы районов, управления и службы округа.

В случае, если поступивший от исполнителя проект ответа (справка, информация) не отвечает на изложенные в поручении руководителя вопросы, не содержит необходимых реквизитов и других предъявляемых Регламентом требований, сотрудники Приемной, в рамках своей компетенции, возвращают документы исполнителю с поручением для доработки.

В случае, если поступивший от исполнителя проект ответа (справка, информация) соответствует требованиям регламента, но содержит информацию с особым мнением исполнителя по решению вопроса, просьбу о продлении срока, либо иную информацию, не входящую в компетенцию решения сотрудниками Приемной, документ направляется руководителю для принятия решения.

Поручение по обращению гражданина снимается с контроля:

если вопрос решен положительно;

если даны разъяснения на приеме и заявитель удовлетворен ответом;

если органом исполнительной власти округа дан обоснованный отказ в выполнении требования гражданина и должностное лицо префектуры, давшее поручение, согласно с доводами исполнителя.

Документы по приему граждан готовятся и оформляются в соответствии с требованиями настоящего Регламента.

Первоначальная запись на прием осуществляется к первым заместителям префекта, заместителям префекта по вопросам их деятельности.

Прием представителей организаций

Прием организаций руководителями префектуры осуществляется в соответствии с их личными графиками приема организаций, составленными в соответствии с Регламентом проведения совещаний в префектуре и еженедельным Планом работы префектуры.

Предварительная беседа с представителями организаций и запись на прием к префекту осуществляется заместителем префекта, курирующим Управление координации деятельности территориальных органов и информационной работы с населением префектуры.

Предварительная беседа с представителями организаций и запись на прием к первым заместителям префекта и заместителям префекта осуществляется уполномоченными сотрудниками по их поручению.

Заместитель префекта, курирующий Управление координации деятельности территориальных органов и информационной работы с населением префектуры, уполномоченные сотрудники первых заместителей префекта и заместителей префекта определяют необходимость записи представителей организаций на прием, готовят документы, проводят необходимые мероприятия по организации и ведению приема в том числе:

справки-заключения с рекомендациями (на основании предварительной беседы с представителями организаций);

справки подразделений и служб округа, управ районов, рассматривавших обращения организаций ранее.

осуществляют вызов на прием должностных лиц (глав управ районов, руководителей окружных отраслевых управлений и подразделений и др.), участвующих в решении вопроса.

Решение руководителя префектуры оформляется на бланке письма префекта, префектуры в виде поручения подразделениям и службам округа, структурным подразделениям аппарата префектуры, подписывается и, после регистрации в подразделении подведомственном должностному лицу, осуществлявшему прием, направляется заявителю в течение двух дней.

Поручения руководителя, проводившего прием представителей организаций по вопросам, требующим дальнейшего решения, ставятся на контроль.

Контроль исполнения поручений префекта, данных во время приема представителей организаций, осуществляется заместителем префекта, курирующим Управление координации деятельности территориальных органов и информационной работы с населением префектуры.

Контроль исполнения поручений, данных во время приема представителей организаций первыми заместителями и заместителями префекта, осуществляется уполномоченными ими сотрудниками.

Срок исполнения поручений, данных в ходе приема представителей организаций - ^ 30 календарных дней со дня подписания (регистрации) поручения, если в поручении не установлен иной срок.

Продление сроков исполнения поручений по приему организаций возможно только должностным лицом, установившим срок исполнения, либо по его поручению уполномоченным сотрудником.

Ответы исполнителей поручений по приему организаций докладываются руководителям префектуры уполномоченными ими сотрудниками.




^ ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ОБРАЩЕНИЯМИ ГРАЖДАН И ОРГАНИЗАЦИЙ ПО ПРИНЦИПУ «ОДНОГО ОКНА»

Принцип "одного окна" - это организация работы органов исполнительной власти, государственных учреждений и государственных унитарных предприятий города Москвы, позволяющая заявителям получить запрашиваемые документы в установленные сроки в порядке, определенном действующими регламентами, направленная на минимизацию участия заявителей в процедурах сбора предварительных материалов и подготовки документа.

Служба "одного окна" - выделенное (обособленное) структурное подразделение префектуры, как держателя "одного окна", осуществляющее прием заявлений и документов от заявителя для подготовки запрашиваемых документов, а также выдачу запрашиваемых документов либо мотивированных отказов.

Прием запросов, подготовка и выдача документов по запросам заявителей может осуществляться как через службу "одного окна", так и в обычном порядке.

Отнесение документа к числу выдаваемых через службу «одного окна» префектуры или в обычном режиме определено в Едином реестре документов, выдаваемых заявителям органами исполнительной власти, государственными учреждениями и государственными унитарными предприятиями города Москвы, утвержденным постановлением Правительства Москвы от 08.06.2010 г. № 472-ПП…

Перечень, сроки выдачи, Регламент подготовки и согласования документов, выдаваемых по принципу «одного окна», устанавливается отдельными распорядительными документами Правительства Москвы.

Регламент работы по принципу «одного окна» префектуры Северного административного округа города Москвы утверждается отдельно специальным распорядительным документом префектуры.




^ ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С УСТНЫМИ ОБРАЩЕНИЯМИ ГРАЖДАН, ПОСТУПАЮЩИМИ ПО ТЕЛЕФОНУ В СПРАВОЧНО-ИНФОРМАЦИОННУЮ СЛУЖБУ ПРЕФЕКТУРЫ

Общие положения

Справочно-информационной службой префектуры (далее - СИСП) принимаются телефонные обращения граждан и организаций по вопросам, связанным с деятельностью префектуры, ее структурных подразделений, подведомственных окружных служб и управлений, управ районов, а также с функционированием отраслей городского хозяйства на территории округа.

Регистрация телефонных обращений граждан осуществляется СИСП в день поступления в единой базе данных Справочно-информационной службы Правительства Москвы (СИСМ) и справочно-информационных служб префектур административных округов.

Информация по телефонным обращениям граждан вносится в базу данных СИСП в день их регистрации и при необходимости направляется на рассмотрение руководителям префектуры в соответствии с распределением обязанностей.

По обращениям справочного характера гражданам и организациям безотлагательно предоставляется необходимая информация, на основании адресно-телефонной базы данных.

Сведения о нормативных и иных актах Мэра и Правительства Москвы предоставляются на основании информационных баз данных корпоративной компьютерной сети Правительства Москвы.

После предоставления абоненту справочной информации обращение считается исполненным, о чем вносится соответствующая отметка в регистрационную карточку программы «Регистрация телефонных обращений».

СИСП регистрирует обращения граждан и организаций на пейджер префекта, осуществляет контроль за их прохождением и сроками исполнения в подразделениях префектуры, управах районов, окружных управлениях и подразделениях.

СИСП ежемесячно составляет график дежурства ответственных работников и руководителей префектуры (и оповещает их под роспись) в выходные и праздничные дни по округу.

СИСП составляет ежеквартально график дежурств заместителей префекта и глав управ районов в службе «Телефон прямой связи Правительства Москвы с жителями города», предварительно согласовав его с заместителями префекта, главами управ районов. Рассылаются официальные письма главам управ районов с информацией о дне, месте и времени дежурства, заместителям префекта выдается график дежурств со всей информацией.

Организация обеспечения контроля

Обращения, требующие дополнительной проверки и принятия необходимых мер ставятся на контроль СИСП до полного их исполнения.

По обращениям, требующим оперативного решения (оперативный контроль), информация граждан доводится до сведения руководителей соответствующих служб незамедлительно, со сроком исполнения поручений в течение 1-3 рабочих дней.

Обращения, требующие дополнительной проверки (долгосрочный контроль) рассматриваются в рамках сроков рассмотрения, установленных Федеральным законом Российской Федерации "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" от 02.05.2006 г. № 59-ФЗ и настоящего Регламента со сроками исполнения до 30 календарных дней.

Решение о продлении сроков об исполнении поручений, состоящих на долгосрочном контроле, принимается руководителем префектуры, установившим срок исполнения или лицом, его замещающим.

Решение о снятии поручения с контроля принимается соответствующим начальником управления, заместителем префекта, поставившим документ на контроль. Указанное решение отражается в базе данных программы «Регистрация телефонных обращений».

Результаты рассмотрения телефонных обращений доводятся до сведения абонента (заявителя) в порядке, установленном законом.

Порядок регистрации и оформления

Регистрация обращений, требующих оперативного или долгосрочного контроля осуществляется СИСП с использованием формализованного бланка программы «Регистрация телефонных обращений» (бланк «факс-контроль») и карточки учета регистрационного номера звонка.

Зарегистрированным обращениям, поставленным на долгосрочный контроль, присваивается регистрационный номер - № 7-4-хх/год.

Зарегистрированные обращения передаются первым заместителям, заместителям префекта, начальникам управлений либо лицам их замещающим, для подписи контрольных поручений.

Передача устных (по телефону) обращений, взятых на контроль, по принадлежности осуществляется:

- по оперативному контролю - устно (по телефону) или с использованием факсимильной и электронной связи;

- по долгосрочному контролю - с использованием факсимильной связи.

Документооборот СИСП с использованием электронной почты осуществляется в соответствии с «Временной инструкцией об организации работы с использованием электронной почты по оперативному рассмотрению поступающих в справочно-информационные службы (СИСМ, СИСП) телефонных обращений граждан».

Законченные делопроизводством дела в течение 5 лет хранятся в СИСП, затем, в соответствии с номенклатурой дел, подлежат уничтожению в установленном порядке.




^ ИНФОРМАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ПРЕФЕКТУРЫ СЕВЕРНОГО АДМИНИСТРАТИВНОГО ОКРУГА

Общие положения

Информационное обеспечение деятельности префектуры и управ районов Северного административного округа направлено на обеспечение должностных лиц исполнительной власти Северного административного округа города Москвы документами и информацией, необходимыми для решения задач управления, а также для освещения и разъяснения деятельности исполнительной власти Северного административного округа.

В систему органов исполнительной власти Северного административного округа города Москвы, и других организаций, решающих задачи информационного обеспечения, входят:

Управление организационного и технического обеспечения деятельности префектуры;

Протокольный отдел Управления протокола и контроля (далее Протокольный сектор);

Справочно-информационная служба префектуры.

Потребителями информации являются:

органы и должностные лица исполнительной власти Северного административного округа;

население города (жители города Москвы, иные граждане Российской Федерации, иностранные граждане и лица без гражданства);

организации, расположенные или зарегистрированные на территории округа;

иные организации (по согласованию с соответствующими должностными лицами исполнительной власти города).

Формы и средства представления и распространения информации:

адресная рассылка заверенных копий распорядительных документов префектуры Северного административного округа;

рассылка планов работы префектуры и управ районов на полугодие, включая электронную почту и официальный сервер Северного административного округа в сети Интернет;

представление копий документов и выписок из них по запросу;

представление справок по телефону;

публикации в центральных и городских средствах массовой информации, на официальном сервере Северного административного округа в сети Интернет;

выпуск сборников, обзоров, перечней, буклетов, справочно-информационных материалов;

организация телевизионных программ;

проведение разъяснительных кампаний;

использование визуальной информации (наружная реклама);

обеспечение удаленного доступа к базам данных через корпоративную мультисервисную телекоммуникационную сеть (далее – КМС) Правительства Москвы;

передача информации через систему электронной почты Правительства Москвы.

Положения настоящего Регламента распространяются на информационные ресурсы, сети и технологии, создаваемые, приобретаемые, накапливаемые за счет средств бюджета города Москвы и иных городских ресурсов.

В перечень информационных ресурсов Северного административного округа входят:

распорядительные и служебные документы, подписанные Мэром Москвы, руководителем Аппарата Мэра и Правительства Москвы, заместителями Мэра Москвы в Правительстве Москвы (в том числе первыми), министрами Правительства Москвы, префектом, первыми заместителями префекта, заместителями префекта, главами управ районов Северного административного округа;

документы на технических и бумажных носителях (сборники документов, информационные бюллетени, брошюры, обзоры и т.д.);

компьютерные базы данных.

Информационные системы Северного административного округа базируются на корпоративной мультисервисной телекоммуникационной сети, включающей:

систему электронной почты;

Интернет-узел;

локальные сети структурных подразделений Аппарата Мэра и Правительства Москвы, префектуры и управ районов Северного административного округа, а также органов исполнительной власти города Москвы, интегрированные в КМС;

систему передачи данных;

систему телефонной связи;

систему аудио-, видео-конференц-связи.

Информационные ресурсы Северного административного округа по доступу (возможности использования) подразделяются на три категории:

ресурсы, содержащие открытую (общедоступную) информацию;

ресурсы, содержащие служебную информацию;

ресурсы, содержащие информацию ограниченного распространения (доступа).

К категории открытой информации относится информация, содержащаяся в документах и компьютерных базах данных Северного административного округа и затрагивающая права, свободы и обязанности граждан.

К категории служебной информации относится информация, содержащаяся в документах и компьютерных базах данных Правительства Москвы и органов исполнительной власти Северного административного округа, предназначенная для использования должностными лицами и служащими исполнительной власти Северного административного округа при выполнении ими своих функциональных обязанностей и не относящаяся к категориям открытой информации и информации ограниченного распространения (доступа).

К категории информации ограниченного распространения (доступа) относится информация, содержащаяся в документах и компьютерных базах данных Правительства Москвы и органов исполнительной власти Северного административного округа, установленная и оформленная в соответствии с настоящим Регламентом.

Мэр Москвы, Правительство Москвы, префект Северного административного округа или по их поручению иные должностные лица определяют пользователей (потребителей), а также режим и правила обработки, защиты информационных ресурсов и доступа к ним, условия использования и распространения информации.

Должностные лица, принявшие решение об отнесении информации, зафиксированной в документе, к категории конфиденциальной, несут персональную ответственность за обоснованность принятого решения и соответствие своего решения законодательству.

Режим защиты информации в отношении документов, содержащих сведения конфиденциального характера, неправомерное использование которых может нанести материальный, моральный или какой-либо другой ущерб Мэру Москвы и Правительству Москвы, префекту, главам управ районов их органам либо деловым партнерам, регулируется настоящим Регламентом и специальными положениями, устанавливающими режим и правила обработки, защиты информации и информационных ресурсов.

Контроль за соблюдением установленных режимов доступа к информационным ресурсам Правительства Москвы, а также правил их обработки и защиты в префектуре и управах районов осуществляет Первый отдел префектуры совместно с Управлением организационного и технического обеспечения деятельности префектуры.

Режим защиты, обработки и использования информации в отношении персональных данных устанавливает Первый отдел префектуры совместно с Управлением государственной службы и кадров префектуры Северного административного округа в соответствии с действующим законодательством.

Порядок работы с организационно-распорядительными и служебными документами Мэра Москвы и Правительства Москвы, префектуры и управ районов содержащими сведения, отнесенные к государственной тайне, осуществляется в соответствии с положениями, регламентирующими порядок работы и правила работы с указанными документами.

Ответственность за организацию защиты сведений, составляющих государственную тайну, в органах исполнительной власти Северного округа возлагается на их руководителей.

Порядок представления и распространения информации, а также ее состав устанавливается настоящим Регламентом или отдельным распорядительным документом префектуры.

Официальным информационным органом префектуры и управ районов Северного административного округа, передающим официальное мнение префекта и глав управ районов Северного административного округа города Москвы, является Управление координации деятельности территориальных органов и информационной работы с населением префектуры.

Управление координации деятельности территориальных органов и информационной работы с населением префектуры осуществляет методическое руководство подразделениями органов исполнительной власти Северного административного округа при подготовке пресс-релизов по вопросам, рассматриваемым на заседаниях префектуры и управ районов, для передачи их в средства массовой информации округа, при необходимости доработку пресс-релизов с учетом изложения официальной позиции префекта, глав управ районов, своевременную передачу их в средства массовой информации в целях информирования граждан о деятельности Мэра Москвы, Правительства Москвы, префекта и глав управ районов.

Официальным изданием префектуры Северного административного округа города Москвы является газета «Север Столицы».

Управление координации деятельности территориальных органов и информационной работы с населением префектуры осуществляет справочно-информационное обеспечение деятельности префекта, организует разработку и изготовление тематических сборников, справочников, буклетов и иных печатных изданий, обеспечивает систематическое и своевременное обновление информации о деятельности префекта на официальном сервере Северного административного округа города Москвы в сети Интернет.

Департамент информационных технологий города Москвы совместно со Справочно-информационной службой Мэрии Москвы обеспечивает формирование и функционирование справочной компьютерной базы данных.

Ознакомление заинтересованных лиц с распорядительными документами префектуры и управ районов, осуществляется путем опубликованными указанных документов на официальном сервере Северного административного округа города Москвы в сети Интернет или в соответствии с письменным запросом.

Справочно-информационная служба представляет населению по телефону справочную информацию по вопросам деятельности структурных подразделений префектуры и управ районов, и подведомственных организаций, расположенных на территории Северного административного округа города Москвы.

Информатизация деятельности префектуры Северного административного округа города Москвы.

Целью информатизации деятельности органов исполнительной власти Северного административного округа горда Москвы является создание условий для удовлетворения информационных потребностей и реализации прав граждан, органов местного самоуправления, организаций, общественных объединений на основе формирования и использования информационных ресурсов, обеспечения интенсивности информационных процессов, повышения оперативности и доступности информации. Это достигается путем развития уже внедренных систем и внедрением современных средств телекоммуникации и информационных технологий для обеспечения качественного и оперативного управления на всех уровнях исполнительной власти округа.

Главной задачей информатизации является формирование информационно-технологической инфраструктуры для обеспечения управления округом, включая:

комплекс технических средств для обеспечения работы пользователей с информационными ресурсами, для обеспечения доступности и жизнеспособности информационных ресурсов, для автоматизированной обработки информации;

транспортную среду передачи данных – корпоративную мультисервисную телекоммуникационную сеть (КМС) Правительства Москвы с открытой архитектурой, объединяющую локальные сети структурных подразделений Аппарата Мэра, Правительства Москвы, органов исполнительной власти города Москвы и подведомственные организации Северного административного округа;

интегрированную в КМС систему корпоративной телефонной связи (далее – СКТС) Правительства Москвы, на базе которой обеспечивается также проведение селекторных совещаний и видеоконференций, префекта с главами управ районов;

программно-информационную среду – базы данных, электронную почту, Интернет, другие информационные источники и ресурсы, а также программные средства и технологии доставки, обработки и представления информации;

организационно-технологическую среду, обеспечивающую сопровождение информационных ресурсов, взаимодействие технологических процессов, контроль и управление ими, доступ пользователей и операторов к информационным системам.

Информационные системы.

В соответствии с Законом города Москвы от 24.10.2001 № 52 «Об информационных ресурсах и информатизации города Москвы», постановлением Правительства Москвы от 25.09.2007 № 820-ПП «Об утверждении Концепции реализации проекта «Электронный округ» Городской целевой программы «Электронная Москва» на территориях административных округов города Москвы» и постановлением Правительства Москвы от 18.05.2010 № 416-ПП «О реализации проекта «Электронный округ» в Центральном административном округе города Москвы и проекта «Цифровой район Жулебино» в Юго-Восточном административном округе города Москвы и дальнейшем развитии цифровых услуг в административных округах» при создании и эксплуатации информационных систем в Северном административным округе, содержащих информационные ресурсы Северного административного округа, их операторы обязаны обеспечивать совместимость информационных систем между собой и информационными системами Правительства Москвы путем соблюдения установленных требований к аппаратным и программным средствам, организационным процедурам, формам документооборота и информационного обмена, форматам данных, правилам представления и защиты информации.

Оператором КМС и информационных систем Правительства Москвы является Информационно-технологический центр (далее – ИТЦ). ИТЦ организует сохранность, пополнение и оптимальное использование информационных ресурсов, систем и технологий для обеспечения роста производительности труда и качества работы персонала, а также для решает новые аналитические и управленческие задачи.

ИТЦ обеспечивает администрирование КМС, поддержку пользователей информационных ресурсов КМС, организует создание, подключение и эксплуатацию информационных систем в рамках КМС, обеспечивает информационно-технологическое взаимодействие Аппарата Мэра и Правительства Москвы и органов исполнительной власти города Москвы, определяет порядок модернизации и создания технологий. Присвоение доменных имен в КМС регулируется ИТЦ.

В ведении ИТЦ находится разработка нормативных и методических, эксплуатационных документов, обучающих систем, поиск организационных и проектных решений по созданию, использованию и реорганизации информационных ресурсов, обеспечение необходимых мер по защите информационных ресурсов, выработка оптимальных схем и регламента взаимодействия персонала с информационными системами, создание автоматических средств организации труда, обучения и контроля качества работы персонала.

Одной из основных задач информатизации в соответствии с требованием действующего законодательства является увеличение открытости деятельности, прозрачности принятия решений, доступности информации, оперативности информирования граждан, создание условий для работы и взаимодействия органов исполнительной власти Северного административного округа между собой по принципу «одного окна».

Префектурой и управами районов округа используются официальные электронные каналы обмена информацией. Функционирование этих информационных каналов определяется нормативными документами Правительства Москвы. Указанные каналы организуются в составе КМС. Техническое оснащение, эксплуатация и программно-технологическое обслуживание КМС осуществляется ИТЦ.

Для оперативного получения внешней информации, представления информации гражданам и юридическим лицам, а также размещения законодательной, нормативной, справочной, статистической, исторической и иной информации электронным каналом является официальный сервер Северного административного округа в сети Интернет с официальным электронным адресом:

http://www.sao.mos.ru

Работа официального сервера организована как распределенная технология в КМС.

Техническая поддержка официального сервера Правительства Москвы в сети Интернет, координация работ и взаимодействие с Интернет-серверами и другими информационными технологиями в КМС осуществляется ИТЦ. С целью управления распределенной технологией создается технический регламент Интернет-сервера Северного административного округа, определяющий программно-техническое, информационно-технологическое и информационное обеспечение сервера, а также функции эксплуатирующих подразделений.

Для создания информационных ресурсов официального сервера управам районов обеспечивается возможность самостоятельно создавать и сопровождать соответствующие информационные разделы сервера, размещать в них открытую информацию из внутренних информационных систем подразделений и органов. Работами по программно-технологическому и информационному сопровождению сервера руководит редактор официального сервера, назначаемый префектом.

Органы исполнительной власти Северного административного округа города Москвы имеют собственные электронные средства взаимодействия с населением, которые должны быть интегрированы в структуру КМС и программно совместимы с информационными технологиями официального сервера Правительства Москвы в сети Интернет.

Сотрудники структурных подразделений префектуры, управ районов, являющиеся абонентами КМС, имеют возможность пользоваться в своей работе открытыми информационными ресурсами – личным электронным адресом в системе электронной почты Правительства Москвы и доступом в Интернет в соответствии с правилами, устанавливаемыми оператором этих информационных систем, и на основании решения заместителя Мэра Москвы - руководителя Аппарата Мэра и Правительства Москвы.

Информационные ресурсы.

Создание информационных ресурсов, ввод информации в базы данных (далее – БД), информационное сопровождение осуществляют структурные подразделения префектуры и управ районов в соответствии со своими обязанностями.

Предложения по внедрению, модернизации и эксплуатации информационных систем, поддерживающих базы данных, и организацию доступа к ним обеспечивает оператор информационных систем – Управление организационного и технического обеспечения деятельности префектуры.

В рамках внедрения ЕСЭДД в префектуре и управах районов сформированы следующие информационные ресурсы:

Документальные информационные ресурсы – базы данных, включая:

нормативные и правовые акты органов исполнительной власти города Москвы;

«Служебная корреспонденция»;

«Письма граждан»;

«Контроль распорядительных документов»;

«Контроль протоколов совещаний префекта».

Централизованные информационные ресурсы: БД, справочники и классификаторы (кадры, структура органов власти, должностные лица, телефонные справочники, адресные справочники, тематические перечни и т.п.), необходимые для обеспечения работы всех структурных подразделений префектуры и управ районов Северного административного округа города Москвы.

Технологические информационные ресурсы: БД, необходимые для обеспечения работы отдельных структурных подразделений префектуры и управ районов Северного административного округа города Москвы.

Вышеуказанные информационные ресурсы являются собственностью Правительства Москвы на основании Закона города Москвы от 24.10.2001 № 52 «Об информационных ресурсах и информатизации города Москвы».

Информационное обеспечение абонентов КМС

Информация, получаемая из баз данных Правительства Москвы, префектуры по каналам КМС и другим каналам, заверенная электронной цифровой подписью уполномоченного лица Правительства Москвы, органов исполнительной власти города Москвы, префектуры, управ районов и городских организаций – абонентов КМС, является официальной.

Порядок функционирования информационных систем и пользования базами данных префектуры обеспечивается наличием и разработкой комплекса правовых, организационных, технологических и технических положений.

Руководитель аппарата префектуры в ранге заместителя префекта, исходя из возложенных функций и поставленных задач перед структурными подразделениями префектуры и управ районов, самостоятельно определят необходимость внедрения типового компонента ПТК «Электронный округ» для обеспечения их деятельности.

Подключение абонентов (должностных лиц и государственных гражданских служащих органов исполнительной власти города) к информационным системам префектуры Северного административного округа осуществляется по мере готовности и наличия соответствующих программных и технических средств, технологической готовности и обученности абонентов, наличия правовых и организационных решений, методических и руководящих материалов, готовности и обученности технического персонала.

Подключение к технологическим информационным ресурсам производится в разрешительном порядке на основании письма должностного лица исполнительной власти Северного административного округа на имя руководителя аппарата префектуры в ранге заместителя префекта или уполномоченного им лица.

Порядок подключения устанавливается руководителем аппарата префектуры в ранге заместителя префекта по согласованию со структурным подразделением, обеспечивающим информационное наполнение базы данных, определяет условия доступа к базам данных префектуры.

Префект и его заместители (в т.ч. первые) имеют право доступа в режиме просмотра ко всем базам данных префектуры и могут определять доверенных лиц, которым делегируют это право полностью или частично, что закрепляется приказом префектуры

Подключение к КМС, системе электронной почты, Интернет-узлу Правительства Москвы производится ИТЦ на основании решения (резолюции) заместителя руководителя Аппарата Мэра и Правительства Москвы, управляющего делами Мэра и Правительства Москвы.

Служба «одного окна» префектуры – держатель «одного окна» по запросу заявителей – физических и юридических лиц, а также предпринимателей без образования юридического лица выдает копии распорядительных документов Мэра Москвы, Правительства Москвы, других должностных лиц и органов исполнительной власти города Москвы на бумажных носителях. Эти документы должны быть получены уполномоченным сотрудником службы «одного окна» по официальным электронным каналам, оформлены и заверены штампом службы «одного окна».

Службы «одного окна» префектуры и управ районов, являющиеся согласующими сторонами при подготовке документов в режиме «одного окна», подключаются к Системе координации и мониторинга работы в режиме «одного окна» (СКиМОО).

СКиМОО – общегородская электронная система, включающая в себя электронные базы документов и служб «одного окна» и обеспечивающая учет поступления заявок на выдачу документов, сбор, обработку и отображение в реальном масштабе времени информации о всех этапах подготовки, согласования и выдачи документов, а также учет выданных документов.

Подключение в СКиМОО осуществляет Управление информатизации города Москвы.

На официальном сервере префектуры в сети Интернет размещается информация о работе служб «одного окна», содержащая реестр документов с указанием цен (тарифов) за проведение работы (оказание услуг) при подготовке документов, выдаваемых на возмездной основе, перечня и форм входящих документов, сроков согласований (подготовки заключений), моделей регламентных схем подготовки, согласования и выдачи требуемого (конечного) документа по каждому виду документа.

Программно-техническое и методическое обеспечение абонентов КМС

Для обеспечения работы с базами данных Северного административного округа пользователи (абоненты) получают в установленном порядке необходимые технические и программные средства, руководства, инструкции и методические материалы, а также при необходимости проходят соответствующее обучение и аттестацию. Программно-технические средства принимаются к внедрению и эксплуатации в установленном порядке и только при соблюдении требований, предъявляемых в техническом задании на внедряемую (модернизируемую) систему, согласованную с Департаментом территориальных органов исполнительной власти и с Департаментом информационных технологий города Москвы. Состав необходимых и достаточных для каждого конкретного абонента программно-технических средств, обеспечивающих решение требуемого набора задач, определяется Управлением организационного и технического обеспечения деятельности префектуры и согласовывается с руководителем аппарата префектуры в ранге заместителя префекта.


^ СПЕЦИАЛЬНЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ

Отнесение документа к категории документов, содержащих информацию ограниченного распространения, производится только по основаниям, предусмотренным федеральными законами.

Основанием для отнесения документа к категории документов, содержащих информацию ограниченного распространения, является:

защита информации, составляющей служебную тайну;

защита информации, составляющей коммерческую тайну;

защита информации, составляющей профессиональную тайну;

защита информации, составляющей личную или семейную тайну граждан;

защита информации, составляющей иные виды тайн, в случаях, если такая обязанность предусмотрена федеральными законами;

защита персональных данных граждан (физических лиц);

защита персональных данных государственных гражданских служащих города Москвы;

защита иных видов конфиденциальных сведений в случаях, если такая обязанность предусмотрена федеральными законами.

Перечень вопросов, которые не могут содержаться в документе, отнесенном к категории ограниченного распространения:

права, свободы и обязанности человека и гражданина;

полномочия органов исполнительной власти и иных государственных органов города Москвы, а также правовое положение подведомственных Правительству Москвы организаций;

состояние окружающей среды;

деятельность органов исполнительной власти и иных государственных органов города Москвы;

использование бюджетных средств;

- иные вопросы, недопустимость ограничения доступа к которым установлена федеральными законами.

Недопустимо отнесение документа к категории документов, содержащих информацию ограниченного распространения, в случаях:

содержания в нем вопросов в соответствии с перечнем, определенным пунктом 11.2 настоящего Регламента;

внесения изменений, отмены и признании утратившим силу документа, не отнесенного к категории ограниченного распространения.

Доступ к информации о деятельности органов исполнительной власти и иных государственных органов города Москвы ограничивается в случаях, если указанная информация отнесена к информации, составляющей государственную (имеет гриф секретности) или служебную (имеет пометку «Для служебного пользования») тайну.

Решение об отнесении документа к категории документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, принимается, как правило, на стадии создания проекта документа при включении в него сведений конфиденциального характера и оформляется пометкой "Для служебного пользования".

Решение об отнесении распорядительного документа к категории документов, подлежащих ограничению распространения (доступа), принимается Управлением государственной службы и кадров Правительства Москвы на стадии создания проекта распорядительного документа при включении в него персональных данных и иных сведений оформляется пометкой "Конфиденциальная информация".

Решение об отнесении документа к категории документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, принимается:

по распорядительным документам префектуры - должностным лицом префектуры, ответственным за внесение проекта распорядительного документа для рассмотрения префекту или префектом;

по другим документам (служебным письмам, протоколам и т.п.) - должностным лицом префектуры, подписавшим документ, на основании предложения ответственного исполнителя.

Должностные лица, принявшие решение об отнесении служебной информации, зафиксированной в документе, к категории ограниченного распространения, несут персональную ответственность за обоснованность принятого решения.

На документах и их проектах, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, проставляется пометка "Для служебного пользования".

На распорядительных документах по кадровым вопросам, содержащим информацию ограниченного распространения (доступа) проставляется пометка "Конфиденциальная информация".

При подготовке документа с пометкой "Для служебного пользования" определяется количество экземпляров данного документа. Каждый экземпляр документа нумеруется и отправляется соответствующему адресату.

Документы с пометкой "Конфиденциальная информация" рассылаются по списку рассылки, нумерация экземпляров документа не производится.

Документированная информация с пометкой "Для служебного пользования" без санкции должностного лица исполнительной власти города, установившего режим ограниченного распространения для конкретного документа, не подлежит разглашению (распространению).

Для сотрудников структурных подразделений префектуры, не входящих в список рассылки, снятие копий, а также выписки из документов с пометкой "Для служебного пользования" производятся по разрешению должностного лица, подписавшего документ.

Для других организаций снятие копий производится на основании письменных запросов этих организаций и по разрешению должностного лица, подписавшего документ.

Обеспечение доступа к базам данных, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, производится по согласованию префектом или руководителем аппарата префектуры в ранге заместителя префекта.

Снятие пометки "Для служебного пользования" производится по результатам экспертизы в связи с утратой конфиденциальности информации. Пометка погашается штампом или от руки с указанием номера акта или протокола, послужившего основанием для его снятия. Запись подтверждается подписью работника, занимающегося учетом и хранением документов.

Работа с секретными документами и шифро-телеграммами осуществляется в соответствии со специальным законодательством Российской Федерации и города Москвы.

Обработка секретной информации, подготовка, изготовление копий секретных документов осуществляется только при использовании специальных технических средств.

Категорически запрещается передача по открытым каналам связи секретной информации.

Передача и получение информации средствами электронной связи, в том числе с применением ЭЦП, (факсимильные аппараты, «электронная почта Аппарата Мэра и Правительства Москвы») обеспечивается структурными подразделениями префектуры, согласно направлениям работы.

Порядок применения электронно-цифровой подписи (ЭЦП) определен отдельным инструктивным документом Аппарата Мэра и Правительства Москвы.

Порядок использования средств копировально-множительной техники, факсимильной связи, передачи дел в Архив префектуры, работы СИС префектуры определен отдельными инструктивными документами Правительства Москвы.

Порядок использования средств компьютерной техники, информационного обеспечения пользователей и разграничения доступа пользователей к информационным ресурсам в телекоммуникационной сети префектуры, в целях обеспечения мер несанкционированного доступа к информации и обеспечения целостности и достоверности, определен отдельными инструктивными документами Правительства Москвы.

Запрещается копирование на цветных устройствах бланков документов любого вида и их дальнейшее использование.

Запрещается применение копий отработанных документов для дальнейшего использования на факсимильных аппаратах, множительной технике и других печатающих устройствах.

В целях исключения случайного уничтожения документов, не подлежащих утилизации, в подразделениях префектуры назначаются сотрудники ответственные за сбор и передачу для дальнейшего уничтожения отработанных документов, не подлежащих хранению в порядке предусмотренным действующим законодательством.

Персональный контроль уничтожения отработанных делопроизводством документов в управлениях и подразделениях, согласно утвержденной номенклатуре дел префектуры, возлагается на руководителей структурных подразделений префектуры.



Приложение

к распоряжению префектуры

от №


Приложение 1

к Регламенту


0499374992707516.html
0499468395299935.html
0499616264606218.html
0499723965445494.html
0499823603381399.html